Privacy Statement Dutch Privacy Officers – Juridische dienstverlening

1. Introductie: Dutch Privacy Officers (DPO) B.V. respecteert uw privacy

Wij gaan zorgvuldig, veilig en vertrouwelijk met uw persoonsgegevens om. In dit Privacy Statement staat hoe we dat doen.

Dit Privacy Statement is van toepassing op de persoonsgegevens die wij (hierna: Dutch Privacy Officers) van u of van een derde partij hebben ontvangen in het kader van onze dienstverlening of onze bedrijfsvoering. Indien u onze website bezoekt of wanneer u zich hebt aangemeld voor één of meer van onze elektronische nieuwsbrieven, verzamelen wij ook persoonsgegevens van u. Hiervoor verwijzen wij u naar het privacy statement dat gepubliceerd is op onze website. De technische data verzamelen wij door middel van cookies. Technische data zijn onder meer het IP-adres, het besturingssysteem, de gebruikte internet browser en (in sommige gevallen) de laatste internetpagina die u hebt bezocht. Wij maken zoveel mogelijk gebruik van geanonimiseerde gegevens.

Wij zullen uw persoonsgegevens uitsluitend gebruiken voor de doeleinden die in dit Privacy Statement staan vermeld en niet voor andere doeleinden, tenzij het verder verwerken van de persoonsgegevens verenigbaar is met de doeleinden waarvoor deze gegevens oorspronkelijk zijn verwerkt.

2. Welke persoonsgegevens wij verzamelen

Wij verzamelen persoonlijke gegevens (persoonsgegevens) wanneer u contact met ons opneemt, wanneer u een klantrelatie met ons aan wilt gaan of bent gegaan, in het kader van onze dienstverlening en/of in het kader van onze bedrijfsvoering. Persoonsgegevens zijn gegevens die gebruikt kunnen worden om uw identiteit te achterhalen.

Wij staan zowel zakelijke cliënten (“rechtspersonen”) als particuliere cliënten (“natuurlijke personen”) bij. Gegevens over een rechtspersoon zijn geen persoonsgegevens, tenzij de gegevens te herleiden zijn naar een natuurlijke persoon, bijvoorbeeld in het geval van een eenmanszaak. Gegevens van de contactpersoon van een rechtspersoon, bijvoorbeeld het e-mailadres van de HR-functionaris van het bedrijf, zijn wel persoonsgegevens.

Gegevens die wij van u kunnen verzamelen zijn:

Cliënt of toekomstige cliënt:

  • Naam, e-mailadres, telefoonnummer
  • Eventueel: functietitel en naam bedrijf
  • Adres voor de facturatie (huisadres of bedrijfsadres)
  • Informatie die noodzakelijk is om u de dienst te kunnen verlenen, afhankelijk van uw verzoek en de door ons te leveren dienst

In het kader van onze dienstverlening is het mogelijk dat wij gegevens van derden, die niet onze cliënt zijn, verwerken.

Leveranciers en andere zakelijke contacten:

  • Naam, e-mailadres, telefoonnummer
  • Overige contactgegevens
  • Functietitel en naam bedrijf
  • Facturatiegegevens

3. Waarom wij persoonsgegevens verzamelen: doeleinden

Wij kunnen uw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden verwerken:

Cliënten/toekomstige cliënten:

  • Om u de gevraagde dienst te kunnen verstrekken
  • Om uw identiteit vast te stellen indien u een klantrelatie met ons aangaat, zodat wij onze verplichtingen op het gebied van cliëntidentificatie na kunnen leven
  • Om op uw vragen, opmerkingen of klachten te kunnen reageren
  • Om u een declaratie te kunnen sturen voor onze werkzaamheden
  • Om u op uw verzoek te registeren voor workshops en andere evenementen en om u vooraf en nadien nadere informatie over dit evenement te kunnen sturen
  • Om u relevante informatie te kunnen sturen en u op de hoogte te stellen van onze diensten en events door middel van mailings en nieuwsbrieven
  • Om onze dienstverlening te kunnen verbeteren en nieuwe diensten te ontwikkelen en vermarkten
  • Om te voldoen aan de toepasselijke wetgeving en opvolging te geven aan gerechtelijke bevelen en/of instructies van andere bevoegde instanties
  • Om onze rechten voortvloeiende uit de overeenkomst uit te kunnen oefenen.

Leveranciers/zakelijke contacten:

  • Om informatie over uw dienstverlening/product te kunnen opvragen of te kunnen reageren op de door u toegezonden informatie
  • Om u een opdracht te kunnen geven
  • Om uw facturaties te kunnen voldoen
  • Om te voldoen aan de toepasselijke wetgeving en opvolging te geven aan gerechtelijke bevelen en/of instructies van andere bevoegde instanties
  • Om een eventueel conflict te kunnen beslechten en om onze rechten of die van derde partijen, waaronder cliënten, te kunnen beschermen

Wij zullen uw persoonsgegevens niet voor andere doeleinden gebruiken, tenzij het verder verwerken van de persoonsgegevens verenigbaar is met de doeleinden waarvoor deze gegevens oorspronkelijk zijn verwerkt.

Wettelijke grondslagen voor de verwerking

Afhankelijk van de specifieke verwerking, hebben wij de volgende wettelijke grondslagen voor het verwerken van uw persoonsgegevens:

Overeenkomst

Indien u een overeenkomst met ons bent aangegaan, hebben wij bepaalde informatie van u nodig, zoals uw naam, contactgegevens, gegevens ten behoeve van de declaratie en informatie die nodig is om de dienst te kunnen verlenen.

Gerechtvaardigde belangen

Indien wij bepaalde gerechtvaardigde belangen hebben bij het verwerken van uw persoonsgegevens, dan kunnen wij uw gegevens om deze redenen verwerken, behalve wanneer uw belang om de gegevens niet te laten verwerken zwaarder weegt.

Het beantwoorden van uw vragen, voor zover dit niet noodzakelijk is in het kader van de overeenkomst, maakt onderdeel uit van de reguliere bedrijfsactiviteiten van Dutch Privacy Officers. De gegevens die u hiertoe verstrekt zijn dan ook nodig om uw vragen zo goed mogelijk te kunnen beantwoorden. Daarnaast past het binnen de reguliere bedrijfsactiviteiten van Dutch Privacy Officers om u, indien u reeds cliënt bent van Dutch Privacy Officers, via de nieuwsbrief op de hoogte te houden van onder meer nieuwsberichten en relevante producten en diensten. Om onze dienstverlening te kunnen verbeteren, kunnen wij u daarnaast om feedback vragen. Ook kunnen wij er belang bij hebben om uw persoonsgegevens te delen met derden, zoals een incassobureau of deurwaarder, of om andere rechtsmaatregelen te treffen ter bescherming van onze belangen.

U hebt het recht om bezwaar te maken tegen deze verwerkingen. Indien u bezwaar wenst te maken, dan kunt u contact met ons opnemen. Wij zullen in dat geval de verwerking van uw persoonsgegevens staken, tenzij er dwingende, gerechtvaardigde redenen zijn waardoor ons belang bij de verwerking groter is dan uw belang om de verwerking te staken. Het is mogelijk dat u, wanneer u ons verzoekt de verwerking te staken, niet meer optimaal gebruik kunt maken van onze diensten.

Toestemming

In bepaalde gevallen vragen wij u om toestemming voordat wij uw gegevens verwerken. U hebt te allen tijde het recht om uw toestemming in te trekken. In dat geval zullen wij uw persoonsgegevens niet verder verwerken.

4. Nieuwsbrief

Wij bieden een nieuwsbrief aan waarmee wij geïnteresseerden willen informeren over nieuws op het gebied van onze diensten en aanverwante zaken. U ontvangt deze nieuwsbrief enkel wanneer u zich voor de nieuwsbrief heeft aangemeld of wanneer u een bestaande klant (cliënt) bent van Dutch Privacy Officers. Elke nieuwsbrief bevat een link waarmee u zich met één klik kunt afmelden.

5. Beveiliging persoonsgegevens

Wij zorgen voor passende beveiliging van de persoonsgegevens die wij van u hebben ontvangen, in lijn met de daarvoor geldende wettelijke eisen en richtlijnen.

6. Bewaartermijn persoonsgegevens

Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het doel van de gegevensverwerking. Wij hanteren de volgende bewaartermijnen, tenzij er andere (wettelijke) redenen bestaan om de gegevens langer te bewaren:

  • Nieuwsbrief: uw naam en contactgegevens worden bewaard zolang u geïnteresseerd bent in onze nieuwsbrief
  • Administratieve gegevens: de financiële administratie wordt zeven jaar bewaard.
  • Declaraties: de gegevens die nodig zijn voor het innen van de declaraties worden niet langer dan twee jaren nadat de vordering is voldaan bewaard
  • Leveranciers: uw gegevens worden niet langer dan twee jaren nadat de laatste transactie is afgehandeld bewaard
  • Afhandeling klachten: uw gegevens worden niet langer bewaard dan twee jaren nadat de klacht is afgehandeld

7. Waar uw persoonsgegevens verwerkt worden

Wij verwerken uw persoonsgegevens in de Europese Unie/EER. Uw persoonsgegevens worden niet verwerkt in of doorgegeven aan andere landen zonder dat passende waarborgen zijn genomen om uw gegevens te beschermen.

8. Aan wie wij uw gegevens verstrekken

Wij kunnen uw persoonsgegevens delen met de volgende categorieën derde partijen:

  • Professionele adviseurs zoals advocaten en accountants, maar dit enkel na voorafgaand overleg met u.
  • Overheden of (regelgevende) instanties
  • Beroepsaansprakelijkheidsverzekering of andere relevante verzekeraars
  • Derden aan wie we bepaalde diensten uitbesteden, zoals: documentverwerking en vertaaldiensten, vertrouwelijke afvalverwijdering, IT-systemen of softwareleveranciers, IT-dienstverleners, document- en informatieopslag aanbieders
  • Dienstverleners die ons helpen met analyses, zoals Google Analytics
  • Post-, e-mail of koeriersdiensten.

Let op: deze lijst is niet-limitatief en er kunnen andere voorbeelden zijn waarbij wij uw persoonsgegevens delen met andere partijen om onze dienstverlening zo goed mogelijk te maken.

 9. Wie uw persoonsgegevens verwerkt

Wij kunnen derden, verwerkers, inschakelen om onze diensten te kunnen verlenen, zoals onze IT-dienstverleners, softwareleveranciers, vertrouwelijk afvalverwerkers, maar bijvoorbeeld ook accountants, die persoonsgegevens namens ons en in onze opdracht verwerken. Wij dragen zorg voor een passend niveau van bescherming van uw persoonsgegevens en sluiten met iedere verwerker een verwerkersovereenkomst, waarin wij de verplichtingen van beide partijen vastleggen.

10.  Wijzigingen in ons beleid

Dit Privacy Statement kan worden gewijzigd in het geval van wijzigingen aan onze dienstverlening of wijzigingen in de privacywetgeving. Wij zullen elke wijziging op deze website bekendmaken. Bij wijzigingen die op u van toepassing zijn zullen wij u hierover persoonlijk informeren, bijvoorbeeld door u een e-mail te sturen.

11. Hoe u uw rechten kunt uitoefenen

U hebt onder de privacywetgeving (waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)) een aantal rechten. Deze rechten staan beschreven in artikel 12 – 23 van de AVG en in aanverwante wetgeving. U hebt in elk geval de volgende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:

  • Recht om inzage in uw persoonsgegevens te vragen
  • Recht om correctie van uw persoonsgegevens te vragen wanneer deze niet kloppen (rectificatie)
  • Recht om verwijdering van uw persoonsgegevens te vragen
  • Recht om beperking van uw persoonsgegevens te vragen
  • Indien wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van onze gerechtvaardigde belangen: recht om bezwaar te maken tegen de (verdere) verwerking van uw persoonsgegevens (verzet)
  • Indien wij uw gegevens verwerken op basis van uw toestemming of op basis van een overeenkomst die wij met u zijn aangegaan: recht om overdracht van de persoonsgegevens te vragen (dataportabiliteit)

Indien u gebruik wilt maken van één of meer van deze rechten, kunt u contact opnemen met ons via directie@dutchprivacyofficers.nl of 070-*.

12. Klachtrecht

Bent u het niet eens met een besluit van ons, bijvoorbeeld wanneer wij besluiten uw persoonsgegevens niet te verwijderen? U kunt in dat geval gebruik maken van één of meer van de volgende opties:

  • Neem contact met ons op: wij zullen in dat geval proberen samen met u tot een oplossing te komen.
  • Dien een klacht in: u hebt het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens: https://www.autoriteitpersoonsgegevens.nl/
  • Verzoek om bemiddeling: u kunt de Autoriteit Persoonsgegevens vragen te bemiddelen tussen u en ons: https://www.autoriteitpersoonsgegevens.nl/
  • Procedeer: u hebt het recht zich tot de bevoegde rechter te wenden om het geschil te beslechten.

 13. Contact

De verantwoordelijkheid voor het verwerken van de persoonsgegevens ligt bij:

Dutch Privacy Officers (DPO) B.V.

Bazarstraat 41
2518 AH Den Haag

Telefoon: 070- 416 83 82
E-mail: directie@dutchprivacyofficers.nl